En un mundo cambiante, has decidido escalar la montaña y te encuentras frente a ella sin saber exactamente cómo comenzar este complicado camino. Definida la ruta a tomar y con una meta ya muy clara, es hora de comenzar.
En un artículo anterior, ya vimos los beneficios logísticos de SAP S/4HANA, que se caracteriza por la simplificación y la adaptación de todos sus procesos a los nuevos tiempos, necesidades empresariales y tratamiento de la información, y por ello, es lógico que el primer paso sea la actualización de las relaciones comerciales a un nuevo nivel y renovado concepto, Business Partner.
Business Partner, un nuevo concepto
SAP ha renovado y personificado el concepto de cliente, proveedor o tercero y ha creado una única figura denominada interlocutor comercial (Business Partner). Comprender este concepto es de vital importancia para poder adentrarnos en todos los beneficios que puede ofrecernos la gestión por Business Partner.
A partir de ahora ya no gestionas un cliente o un proveedor, gestionas un interlocutor bajo un único identificador legal multinacional que podrá disponer de todos los roles que desees, será tu cliente, tu proveedor, tu gestor de crédito y tu logista al mismo tiempo que dispondrá de multitud de interlocutores asociados con su propio identificador. Todo ello unido en una red que podrá satisfacer cualquier necesidad empresarial o analítica.
Las claves para la configuración
La migración de la gestión de terceros de SAP ECC a Business Partner es, sustancialmente, mucho más compleja que la implantación en un greenfield debido a que nos encontraremos en un escenario dependiente en gran medida de la configuración actual de los terceros del sistema.
Si recuperamos el concepto de BP podremos observar que, al fin y al cabo, se trata de un elemento que unifica lo que antiguamente podían ser dos elementos separados técnicamente. Es muy común que la actual configuración de grupos y rangos numéricos que está presente tanto en clientes como proveedores se superponga, de manera que, si el rango numérico del grupo de clientes “extranjeros” es diferente al rango de proveedores “extranjeros”, pero se superpone con el grupo de proveedores “nacionales”, no podremos utilizar un único grupo y rango de BP “extranjeros” para unificar tanto los clientes como los proveedores y se deberá dividir en dos.
Con el simple ejemplo anterior, podemos observar el impacto que tiene la dependencia de los antiguos objetos de clientes y proveedor de SAP en la nueva configuración de BP que deseamos tener en el sistema, por ello, las principales claves para la migración son:
Análisis: Analizar todos los grupos de cuentas y los rangos numéricos actuales del sistema es primordial para poder definir los grupos y rangos que deberán ser configurados en los Business Partner, es imperativo que en ningún caso exista solapamiento. A su vez, se debe tener en cuenta que el “field status” en BP se controla mediante la función de interlocutor y no mediante el grupo de cuentas.
Preparación: La más eficiente preparación resultará en el mayor éxito posible. Usar herramientas como Excel para definir y controlar todos los grupos, rangos o datos maestros tanto del bloque de terceros de SAP ECC como las definidas en los BP nos permitirá poder minimizar los errores y reducirá el tiempo y coste económico de la migración de forma sustancial. Si al comenzar la migración existen errores en el mapeo de valores se pueden generar miles de datos incorrectos en multitud de tablas. Un error al migrar un cliente o proveedor consumirá el rango numérico del BP que se intenta crear.
Inconsistencias: Tras muchos años de utilizar SAP es más que probable que encontremos inconsistencias en aquellos maestros de clientes o proveedores antiguos como: terceros sin grupo de cuentas en las tablas, rangos numéricos asignados que no existen, valores incorrectos en campo clave, etc. Todas las inconsistencias en BBDD deberán ser solucionadas.